„Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej”

Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej”

umowa o dofinansowanie zawarta w dniu 05 lutego 2014 r.
całkowita wartość projektu: 405 137.10 PLN
kwota dofinansowanie z EFRR: 251 011.82 PLN
rozpoczęcie realizacji: 1 października 2012 r.
zakończenie rzeczowe realizacji: 31 maja 2013 r.

Projekt dofinansowany w ramach RPO WSL 2007-2013, Priorytet „Społeczeństwo informacyjne”, Działanie 2.2 „Rozwój elektronicznych usług publicznych”.

Przedmiotem projektu był zakup  i wdrożenie w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej systemu obiegu dokumentów – SOD, który odpowiada aktualnym wymogom prawa. System spełnia wymagania organizacji pracy urzędu, związane z zarządzaniem dokumentacją oraz dokumentowaniem przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez wyznaczone komórki organizacyjne. Projekt obejmował również zakup odpowiedniej platformy sprzętowej oraz szkolenia użytkowników nowego systemu.

Projekt zakupu nowego rozwiązania systemu SOD związany jest z koniecznością:

  • doprowadzenia do wprowadzenia wszystkich funkcjonalności wynikających z przepisów prawnych oraz uzyskania możliwości elastycznego dopasowywania się do projektowanych zmian w prawie,
  • umożliwienia pełnej automatycznej integracji z systemami wymiany danych
  • w postaci elektronicznej,
  • umożliwienia zintegrowania systemów informatycznych Urzędu Miejskiego
  • w Bielsku-Białej poprzez wymianę dokumentów wykorzystując do tego SOD,
  • integracji systemów wewnętrznych dziedzinowych z systemami instytucji zewnętrznymi poprzez elektroniczne kanały wymiany danych,
  • pełnej kontroli zarządzania dokumentacją dotyczącą wszystkich spraw załatwianych w urzędzie.

Celem ogólnym/pośrednim projektu jest usprawnienie i zwiększenie efektywności pracy Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej.

Cele bezpośrednie projektu to:

  • poprawa efektywności obiegu dokumentów między poszczególnymi wydziałami urzędu,
  • poprawa efektywności pracy urzędu,
  • zwiększenie terminowości w załatwianiu poszczególnych spraw,
  • efektywniejsze przydzielanie zadań urzędnikom dzięki monitorowaniu stanu obciążenia danymi sprawami,
  • ułatwienie obiektywnej oceny pracy poszczególnych urzędników.

Wdrożony System Obiegu Dokumentów zapewnia:

  • gromadzenie informacji o dokumentach wpływających i wypływających z Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej oraz prowadzenie właściwych rejestrów pism i generowanie wymaganych raportów,
  • gromadzenie informacji o sprawach oraz prowadzenie właściwych rejestrów spraw,
  • korzystanie poprzez interface dostarczanego systemu z Elektronicznej Skrzynki Podawczej urzędu na platformie SEKAP oraz obsługa skrzynki elektronicznej na platformie ePUAP. W ramach tej funkcjonalności będzie prawidłowo analizować podpis elektroniczny dokumentu, jego wygląd i przesyłane załączniki,
  • integrację z systemami Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej już wdrożonymi na platformie integracyjnej BizTalk oraz udostępnionej integracji do systemów dziedzinowych jak systemy podatkowe  w ramach SEKAP2 tj. obsługi nowej formy formularzy zgodnych ze standardem wprowadzonym przez ePUAP i SEKAP, płatności elektronicznych oraz bezpośredniego przyjmowania, wykorzystując technikę web services, dokumentów do aplikacji dziedzinowych jak np.: e‑Deklaracji podatkowych dla JGU,
  • możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych za pomocą podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem. Dokument taki musi mieć możliwość wysłania do adresata,
  • bezpieczne publikowanie danych o stanie załatwiania sprawy poprzez witrynę urzędu z identyfikowaniem osoby pobierającej dane,
  • wszystkie dokumenty występujące w formie papierowej, mogą być przechowywane w postaci zeskanowanej, dlatego muszą uzyskać jednoznaczny identyfikator w systemie w postaci kodu kreskowego.

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013.

Informacje źródłowe na temat Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 znajdują się na stronie www.rpo.silesia-region.pl.