„Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej”
umowa o dofinansowanie zawarta w dniu 05 lutego 2014 r.
całkowita wartość projektu: 405 137.10 PLN
kwota dofinansowanie z EFRR: 251 011.82 PLN
rozpoczęcie realizacji: 1 października 2012 r.
zakończenie rzeczowe realizacji: 31 maja 2013 r.
Projekt dofinansowany w ramach RPO WSL 2007-2013, Priorytet „Społeczeństwo informacyjne”, Działanie 2.2 „Rozwój elektronicznych usług publicznych”.
Przedmiotem projektu był zakup i wdrożenie w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej systemu obiegu dokumentów – SOD, który odpowiada aktualnym wymogom prawa. System spełnia wymagania organizacji pracy urzędu, związane z zarządzaniem dokumentacją oraz dokumentowaniem przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez wyznaczone komórki organizacyjne. Projekt obejmował również zakup odpowiedniej platformy sprzętowej oraz szkolenia użytkowników nowego systemu.
Projekt zakupu nowego rozwiązania systemu SOD związany jest z koniecznością:
- doprowadzenia do wprowadzenia wszystkich funkcjonalności wynikających z przepisów prawnych oraz uzyskania możliwości elastycznego dopasowywania się do projektowanych zmian w prawie,
- umożliwienia pełnej automatycznej integracji z systemami wymiany danych
- w postaci elektronicznej,
- umożliwienia zintegrowania systemów informatycznych Urzędu Miejskiego
- w Bielsku-Białej poprzez wymianę dokumentów wykorzystując do tego SOD,
- integracji systemów wewnętrznych dziedzinowych z systemami instytucji zewnętrznymi poprzez elektroniczne kanały wymiany danych,
- pełnej kontroli zarządzania dokumentacją dotyczącą wszystkich spraw załatwianych w urzędzie.
Celem ogólnym/pośrednim projektu jest usprawnienie i zwiększenie efektywności pracy Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej.
Cele bezpośrednie projektu to:
- poprawa efektywności obiegu dokumentów między poszczególnymi wydziałami urzędu,
- poprawa efektywności pracy urzędu,
- zwiększenie terminowości w załatwianiu poszczególnych spraw,
- efektywniejsze przydzielanie zadań urzędnikom dzięki monitorowaniu stanu obciążenia danymi sprawami,
- ułatwienie obiektywnej oceny pracy poszczególnych urzędników.
Wdrożony System Obiegu Dokumentów zapewnia:
- gromadzenie informacji o dokumentach wpływających i wypływających z Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej oraz prowadzenie właściwych rejestrów pism i generowanie wymaganych raportów,
- gromadzenie informacji o sprawach oraz prowadzenie właściwych rejestrów spraw,
- korzystanie poprzez interface dostarczanego systemu z Elektronicznej Skrzynki Podawczej urzędu na platformie SEKAP oraz obsługa skrzynki elektronicznej na platformie ePUAP. W ramach tej funkcjonalności będzie prawidłowo analizować podpis elektroniczny dokumentu, jego wygląd i przesyłane załączniki,
- integrację z systemami Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej już wdrożonymi na platformie integracyjnej BizTalk oraz udostępnionej integracji do systemów dziedzinowych jak systemy podatkowe w ramach SEKAP2 tj. obsługi nowej formy formularzy zgodnych ze standardem wprowadzonym przez ePUAP i SEKAP, płatności elektronicznych oraz bezpośredniego przyjmowania, wykorzystując technikę web services, dokumentów do aplikacji dziedzinowych jak np.: e‑Deklaracji podatkowych dla JGU,
- możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych za pomocą podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem. Dokument taki musi mieć możliwość wysłania do adresata,
- bezpieczne publikowanie danych o stanie załatwiania sprawy poprzez witrynę urzędu z identyfikowaniem osoby pobierającej dane,
- wszystkie dokumenty występujące w formie papierowej, mogą być przechowywane w postaci zeskanowanej, dlatego muszą uzyskać jednoznaczny identyfikator w systemie w postaci kodu kreskowego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013.
Informacje źródłowe na temat Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 znajdują się na stronie www.rpo.silesia-region.pl.